Qual é a vantagem de ter Compliance no seu condomínio?

Por José Eduardo Santos

“Evitam-se desvios de valores, contratações irregulares e gastos desnecessários. A proposta consiste em promover uma mudança cultural que depende do engajamento de gestores, funcionários e moradores.” Para explicar melhor essa vantagem para o seu condomínio, conversei com a Dra. Irati Santos, especialista no assunto.

O termo Compliance é oriundo do inglês to comply, que significa “agir de acordo com uma regra ou procedimento”. No caso do Compliance para os condomínios, significa implementar um programa de integridade para os gestores, administradores, funcionários e moradores agirem dentro do que determina toda a legislação do condomínio e a lei anticorrupção.

A vantagem de ter Compliance no seu condomínio é que isso evita desvios de valores, contratações irregulares e gastos desnecessários. A proposta de implementar o Compliance no condomínio busca promover uma mudança cultural, na qual o sucesso do processo depende do engajamento de todos os envolvidos (gestores, administradores, funcionários e moradores) no dia a dia da gestão do condomínio.

O Compliance é um conjunto de técnicas que evita que os funcionários do condomínio exerçam alguma prática irregular, como a utilização de produtos nocivos à saúde ou a realização de horas extras desnecessárias, possibilitando a diminuição de passivos trabalhistas. Ainda, o programa de Compliance poderá criar a organização de guias de impostos pagas ou criar métodos de avaliação de empresas para contratação, não priorizando somente o valor, mas também a segurança contratual, praticando sempre a busca de três orçamentos.

Os gestores e administradores, ao iniciarem a relação contratual após a implementação do programa de Compliance, passarão a observar o cumprimento dos compromissos, os padrões de qualidade, evitarão as relações de exclusividade, não aceitarão comissões, recompensas, evitarão a parcialidade e nunca contratarão serviços oriundos de vínculos familiares.

Com o programa de Compliance, os três verbos serão praticados por todos: prevenir, detectar e responder.

O início do programa de Compliance dentro de um condomínio será a conscientização do administrador, do gestor, dos conselheiros, funcionários e moradores sobre a importância das práticas do Compliance, ou seja, de cumprir as leis. Será necessário treinar todos os colaboradores e criar um código de conduta com base nas práticas de Compliance, com regras claras, para ter a certeza de que foi compreendida por todos.

O programa de Compliance estará mencionado no regimento interno, alcançará o planejamento orçamentário e o plano de ações que possam atender às expectativas e necessidades do condomínio, os quais, após aprovação em assembléia, terão a cooperação da comissão de obras e o conselho para a sua efetivação, fazendo uso das boas práticas de contratação de serviços ao longo do período.

O programa de Compliance poderá trazer maior transparência à gestão/administração do condomínio e mais tranquilidade aos condôminos, que terão a certeza de que todas as exigências legais (trabalhistas, tributárias etc.) estão sendo cumpridas, que os valores
apresentados são justos e que os contratos antigos serão revisados e os novos preservarão todos os direitos e a imagem do condomínio.

Em relação aos prestadores de serviços de contratação externa, o gestor e o administrador do condomínio deverão saber da existência do programa de Compliance para se enquadrar no envio das propostas, contratos e documentos fiscais.

O programa de Compliance dentro de um condomínio trará muitos benefícios para todos no sentido de afastar as irregularidades e más condutas, trazendo clareza e honestidade nas contratações, tornando o condomínio um exemplo de transparência e responsabilidade, onde todos (administrador, gestor, conselheiros, funcionários e moradores) serão beneficiados com as boas práticas, nova cultura e muita economia dentro do planejamento orçamentário.

Forte abraços. Irati Santos, advogada, compliance officer, especialista em Direito Digital e Compliance. Pós-graduada Lato Sensu pela Faculdade Damásio-SP, com especialização em Direito Processual Civil, Direito Penal e Processo Penal, Direito do Consumidor, Direito Tributário, Direito Registral e Notarial, Direito Digital e Compliance. Pós-graduada em Relações internacionais e geopolítica pela Faculdade Claretiano-SP. Palestrante sobre o tema Lei Geral de Proteção de dados pessoais, Compliance Empresarial, Compliance para o profissional da saúde, Compliance Criminal e Compliance Condominial. Fluente nos idiomas Japonês, Francês e Inglês.