Principais erros na Gestão Condominial

Por Patricia Nuñez

Apresentar os erros mais comuns do meio condominial visa auxiliar os gestores em sua árdua, mas possível, missão de tornar a gestão realmente eficaz e positiva. A partir da vivência prática e estudos constante, muitos deles podem ser evitados para se buscar uma gestão de excelência. Vale lembrar que alguns procedimentos internos de condomínios ou associações se assemelham aos de uma empresa – ressalvadas suas diferenças naturais e jurídicas, e todas as características próprias de um ente sem fins lucrativos – necessitando de uma gestão atenta e visionária. Com isso em mente, podemos focar no que se deve evitar para não desaguar no insucesso:

Planejar apenas no curto prazo

O planejamento antecipado é a espinha dorsal de toda a gestão, por isso deve-se entender a realidade do condomínio, estabelecer metas estratégicas e objetivos de longo prazo, a fim de evitar riscos e antecipar problemas e seus custos.

Não se valer da assessoria jurídica

Os serviços jurídicos são essenciais para auxílio na mediação de conflitos, análise de contratos, atualização de documentos, cobranças extrajudiciais e judiciais, consultas rápidas e garantia de segurança nas diversas relações do condomínio (cíveis, trabalhistas, fiscais etc), mas é preciso que o síndico busque se valer desses conhecimentos não só depois do problema surgir, mas antes também, de forma preventiva.

Previsão orçamentária irreal

A projeção das operações financeiras futuras necessárias do condomínio deve ser baseada na realidade e não em esperança ou crença. A falta de uma previsão adequada vai impactar a saúde financeira da coletividade e gerar expectativas irreais. Deixar de gastar preventivamente hoje para gastar o dobro recuperando amanhã pode agradar momentaneamente, mas é preciso ser firme para não cair nessa tentação de gerar uma alegria passageiro apenas pelo bolso.

Comunicação não assertiva

As boas ideias e boas práticas adotadas pelo gestor precisam chegar ao conhecimento dos moradores, a fim de criar uma relação saudável e levar informações reais e oficiais. A falha da comunicação pode ser extremamente prejudicial para a percepção do gestor frente àquela coletividade e é um dos maiores fatores de conflito em qualquer relação humana.

Lacunas de segurança

Segurança é o principal motivo para se viver em um condomínio. Só o olhar criterioso do gestor vai evitar uma falsa sensação de segurança e o comprometimento da integridade física de seus moradores e do patrimônio coletivo. A revisão constante de procedimentos e a atualização sobre novos golpes e práticas criminosas vai permitir conscientizar os moradores também.

Manutenção deficiente

Não deixe para amanhã o que precisa ser feito hoje. Além de estar descumprindo sua função, o gestor que negligencia a manutenção cria um passivo que aumenta dramaticamente ao longo do tempo. Manutenção não é só estética, mas sim segurança. Pintar o prédio, por exemplo, não traz somente beleza, mas tratamento das fissuras e de outros problemas externos. O edifício é como um corpo que se desgasta com o tempo e precisa de cuidado constante.

Falta de transparência

Se a comunicação é a forma de contato, a transparência está nos meios disponíveis: prestação de contas didática, reuniões periódicas com conselho, auditorias preventivas, balancetes com informações claras nos boletos mensais, disponibilização eletrônica, informativos frequentes, assembleias regulares, entre outros.

Parcialidade nas decisões

É preciso vigília constante para evitarmos posturas parciais ou tratamentos diferenciados em razão de gostos pessoais. As regras valem para todos de forma igual e não podemos fazer vista grossa se os envolvidos são mais simpáticos ou não. Aqui costuma haver vantagem do síndico profissional, principalmente por não residir no local, mas é possível que o morador também desenvolva tal habilidade. Ignorar nosso dever de imparcialidade pode gerar desconfiança e nos levar a adotar medidas que coloquem a coletividade em risco.

Documentação mal gerida

A documentação é a história do condomínio e essa história precisa ser agradável e bem contada. A desorganização dos documentos impede o planejamento e o conhecimento de fatos passados, especialmente em coletividades mais antigas. O gestor é responsável pela documentação por anos e anos, e não só pela sua, mas pela que recebe ou transmite para outros. O controle de entrada e saída de documentos (com termos de responsabilidade) evitará muita dor de cabeça, ainda mais em tempos em que muito se discute sobre proteção de dados e compliance.

Trocar a proatividade pela inércia

Estamos em uma era de constantes e rápidas mudanças, onde a busca por melhorias não pode mais ser considerada uma simples opção, e sim um fator de crescimento necessário. Descansar na zona de conforto não pode ser uma opção para o gestor, que precisa estar em constante busca por conhecimento, profissionalização, inovação tecnológica. Há muitos eventos, feiras e cursos que o síndico precisa participar, porque estamos sempre aprendendo. A proatividade no contato com moradores e na troca de experiência vai aumentar seu leque de possibilidades na solução de problemas que podem parecer sem esperança. É preciso se mexer sempre.

Patrícia Nuñez é síndica profissional, especialista em Gestão de Condomínios, palestrante, mediadora de conflitos, colunista do portal Papo Condominial, praticante de CNV (Comunicação não violenta) em condomínios. 

Instagram: @patricianunez.gc